Planning en prioritering tips

Je hebt allerlei projecten die op tijd af moeten, je hebt talloze mails die nog beantwoord moeten worden, medewerkers die willen bijpraten en vragen hebben verzameld, klanten die willen weten hoe de planning er uit ziet… voor je het weet, ben je weer continu druk om brandjes te blussen en heb je het gevoel dat je niet aan jouw eigen werk toe komt. Dat ga je nu dus veranderen:

Dagelijks doelen stellen

Bij het opstaan bedenk je voor jezelf drie dingen die je in elk geval die dag wilt doen en daar ga je jezelf ook aan houden. Natuurlijk weten we allemaal dat een planning wel eens anders loopt, maar als je je focust op je dagdoelen, dan merk je dat het ook beter lukt om die doelen te halen. In elk geval geeft het einde dag een tevreden gevoel als je jouw 3 TO DO’s hebt afgerond. Alles wat je extra doet, is mooi mee genomen. 

Prioriteren

Eerlijk: hoe vaak ben je bezig dingen voor anderen op te lossen die ze eigenlijk zelf kunnen? Hoe vaak wijk je af van jouw planning? Werk je concreet aan een jaarplan, of leef je bij de dag? Niets is goed of fout, want je moet vooral ondernemen hoe je het zelf prettig vindt, maar het kan heel nuttig en bevredigend zijn om aan de hand van een prioriteitenlijst te werken. 

Eisenhower matrix

Onderstaande matrix is een voorbeeld hoe je voor jezelf kunt gaan prioriteren. Het model is vernoemd naar de oud president van de VS. De drukbezette man bedacht dit idee om de juiste prioriteiten te stellen:

Alle taken, to do’s en ‘moet ik niet vergeten dingetjes’ noteer je in de matrix. Met een groot kruis op een A4-tje kun je direct aan de slag. Je hebt dan vier vlakken met actiepunten, die een andere combinatie van belangrijk en urgent hebben.

1 = Belangrijk én urgent: deze zaken hebben dus jouw hoogste prioriteit

2 = Belangrijk, maar niet urgent: het moet wel gebeuren, maar niet vandaag. Het is wel belangrijk om ze te noteren, want op de langere termijn kunnen ze verschil gaan maken

3 = Urgent, maar niet belangrijk: al die telefoontjes en mailtjes waar je wat mee moet, hoe belangrijk zijn die dat deze NU gebeuren? Vaak passen ze in dit vlak, omdat ook iemand anders het kan doen, of je ze morgen op kan pakken (dan worden ze gewoon onderdeel van je nieuwe dagdoelen)

4 = Niet belangrijk én niet urgent: dingen die je in dit vlak noteert, zou je eigenlijk zo min mogelijk moeten hebben, maar het is goed om ze wel op te schrijven, want dan wordt inzichtelijk hoe vaak je eigenlijk druk bent dingen die er voor dit moment niet zo toe doen

Jaarplan

Veel mensen maken aan het begin van het jaar plannen. Welke doelen wil je dit jaar bereiken? Maar zoals het ook gaat met goede voornemen, de jaardoelen verdwijnen in de hectiek van alle dag regelmatig naar de achtergrond. Dat is niet erg, maar het is wel de moeite waard om ze met regelmaat weer op te lepelen en te kijken waar je staat. Moet je jouw plan bijstellen, is het nog steeds haalbaar en hoe ga je dat doen? Een kwartaalplan kan fijn zijn, om telkens kleine stapjes te maken. Als je geen jaarplan hebt, begin dan nu met een kwartaalplan. Nu is het moment om er mee te beginnen. Schrijf ze wel op, dat kan gewoon op 1 A4. 

Volhouden

Last but not least: hou je nieuwe voornemens vol. Het heeft niet veel zin om het alleen vandaag te doen. Als je langere tijd op deze gestructureerde manier gaat werken, merk je vanzelf de voordelen er van. Lees hiervoor ook onze tips om vol te houden.