Vakantie checklist voor ondernemers

Laat uw klanten weten wanneer u op vakantie bent
Voor uzelf is het misschien heel logisch dat u 3 weken bouwvakantie heeft, maar niet iedereen is bekend met ‘bouwvak’. Laat daarom uw klanten weten wanneer u op vakantie gaat. Een sluitingsbericht op social media of uw website heeft voor- en nadelen: nieuwe klanten weten dat u tijdelijk minder bereikbaar bent, maar inbrekers zien dat dan ook…

Vervanger of secretariaatsbureau regelen
Tegenwoordig is onbereikbaar zijn ‘not done’. Dat betekent niet dat u altijd uw telefoon op moet nemen op vakantie. Zorg daarom voor een bezetting in vakantietijd, regel het onderling met een collega, of laat binnenkomende telefoontjes doorschakelen naar een telefooncentrale. Er zijn speciale secretariaatsbureaus en virtuele assistentes die uw telefoon en/of e-mail professioneel en namens uw bedrijf beantwoorden; zo loopt u geen potentiële klanten mis en is er ook een luisterend oor voor bestaande klanten. Alleen bij noodgevallen hoeft u dan ingeschakeld te worden.

Voor en na planning
Maak een lijstje met werkzaamheden die u echt nog voor uw vakantie af moet hebben en welke na uw vakantie opgepakt kunnen worden.

Overdracht
Neemt iemand uw taken (gedeeltelijk) waar? Zorg dan tijdig voor een goede overdracht en maak een overdrachtsdocument waar de ander op terug kan grijpen.

Regel financiële zaken
Zorg er voor dat uw geldzaken tot in de puntjes geregeld zijn voordat u op vakantie gaat. Verzend facturen en zet betaalopdrachten vooraf klaar. Vergeet vooral uw btw-aangifte niet, zodat u dit niet vanaf uw vakantieadres hoeft in te dienen. Dit voorkomt nare boetes en naheffingsaanslagen.

Voicemail en afwezigheid assistent
Het is handig om een (tijdelijke) voicemail in te spreken met de boodschap dat u op vakantie bent - en eventueel de naam en het telefoonnummer van degene die u vervangt. Ook is het goed om aan te geven wanneer u terug bent. Voor inkomende e-mails kunt u de afwezigheid assistent instellen.

Beveiliging regelen
Helaas vinden in de vakantieperiode veel inbraken plaats. Check de beveiliging van uw bedrijf en neem eventueel extra maatregelen. Check eventueel uw verzekeringen, zodat u voldoende tegen inbraak verzekerd bent. Spreek af wie tijdens uw vakantie de sleutelhouder is en geef aan de alarmcentrale door wie het eerste aanspreekpunt is bij calamiteiten.

Wees flexibel
De laatste week voor uw vakantie is een hectische tijd: privé én op het werk. Dat geldt voor u, maar ook voor uw collega’s. Houd hier rekening mee in de planning.

Doe nieuwe ideeën op
Als u bovenstaande zaken heeft geregeld, bent u klaar om op vakantie te gaan. Een nieuwe omgeving, ontspanning en misschien wel avontuur geven ruimte in uw hoofd om nieuwe ideeën op te doen. Laat het tijdens de vakantie bij ideeën opdoen en ga na terugkomst met nieuwe energie aan deze plannen beginnen!

Geniet!
Met de smartphone is het allemaal heel eenvoudig om tijdens de vakantie even snel de e-mail of social media-accounts te checken. Bij menigeen is het een soort dwangmatige behoefte om op de mobiele telefoon te kijken. Zet tijdens uw vakantie eens alle pushberichten uit, zodat uw telefoon niet constant trilt of piept en check alleen op gezette tijden uw telefoon op e-mails en berichtjes. Dit geeft u meer rust om het laatste punt van deze checklist aan te vinken: geniet van uw vakantie! Bestuur en medewerkers van NOA wensen u een hele prettige tijd toe.