Uw flexibele schil op orde

Deze uiteenzetting kunt u als leidraad gebruiken om zo volledig mogelijk aan alle (wettelijke) verplichtingen te voldoen. Daarnaast geven we nog aandachtspunten en een toelichting om duidelijk te maken hoe u met een aantal zaken zo goed mogelijk kunt omgaan. Dit doen we per doelgroep, zodat u snel kunt zien wat voor u van toepassing is en waar u mee te maken heeft. Ook maken we onderscheid in het werken met zzp'ers die gevestigd zijn in Nederland of buitenland en de daaraan gekoppelde nationaliteit.

In Nederland gevestigde zzp'ers

Indien u uw werk uitbesteed aan in Nederland gevestigde zzp'ers geldt het volgende:

• Zorg voor een recente kopie inschrijving Kamer van Koophandel (zonder BSN!).
• Leg uit te besteden werk schriftelijk vast.
• Hoewel de regering voornemens is de Wet Deregulering Arbeidsrelaties (DBA) al weer af te schaffen, blijft de wijze waarop de arbeidsrelatie in de praktijk wordt ingevuld bij het werken met zzp'ers nog steeds een aandachtspunt. Leg vast dat de Modelovereenkomst voor de Afbouw onder nummer 908202110378410 d.d. 29 september 2022 van toepassing is. Zorg ervoor dat de praktijk zoveel mogelijk lijkt op hetgeen in de modelovereenkomst staat. Alleen dan zal er sprake zijn van vrijwaring. Zodra de praktijk sterk afwijkt van de modelovereenkomst, zult u hier geen vrijwaring meer aan kunnen ontlenen als de zzp'er toch als werknemer wordt aangemerkt. Er moet sprake zijn van een afgebakende eenheid (aantal woningen, vierkante meters, etc.) en u mag geen gezag uitoefenen over de zzp'er. In de toelichting van de modelovereenkomst vindt u nog meer informatie hierover. 
• Stel de identiteit van de zzp'er vast. Als het een zzp'er van binnen de EER-zone is, mag u GEEN kopie van het ID-bewijs maken, GEEN gegevens overnemen en het ID-bewijs al helemaal niet doorsturen naar derden. Sinds 1 januari 2016 staan daar hoge boetes op. De boete voor het onterecht vragen naar, overnemen of verstrekken van een (kopie) van een ID-bewijs kan oplopen tot € 810.000,- of 10% van de jaaromzet. Een illegale kopie in uw administratie kan maximaal € 3.200,- per kopie kosten.
• Bij zzp'ers buiten de EER-zone moet u wel een kopie van het paspoort maken en deze ook aan de opdrachtgevers boven u doorsturen. Let op: Alleen een kopie maken of krijgen van de onderaannemer is niet voldoende. Feitelijk moet u zelf vaststellen dat het een legaal identiteitsbewijs is, de kopie maken en in het dossier bewaren. Als u dat niet doet en het blijkt een fout paspoort te zijn, kan dat leiden tot een boete van € 12.000,- voor illegaliteit.

In het buitenland gevestigde zzp'ers

In deze situatie gaan we er van uit dat de meeste buitenlandse zzp'ers uit de zogenaamde EER (Europese Economische Ruimte) komen en niet in Nederland gevestigd zijn. Indien u uw werk uitbesteed aan in het buitenland gevestigde zzp'ers geldt het volgende:

• Zzzp'er blijft in eigen land gevestigd en verzekerd.
• Geldige A1-verklaring; dit is een verklaring uit eigen land van de zzp'er dat hij zichzelf tijdelijk (maximaal twee jaar, kan soms verlengd worden) naar Nederland detacheert en op grond daarvan in eigen land verzekerd blijft en dus niet onder de Nederlandse regels valt). Let er wel op dat de termijn in de A1-verklaring voor detachering op zijn minst net zolang is als dat de zzp'er voor u aan het werk is.
• Zorg er voor dat de zzp'er niet langer dan 182 dagen in Nederland voor u werkzaam is. Als het langer duurt, valt hij formeel onder de Nederlandse belastingwetgeving.
• Stel zijn identiteit vast, maar u mag GEEN kopie van het ID-bewijs maken, gegevens overnemen of doorsturen naar derden. Komt de zzp'er van buiten de EER-zone, dan moet u WEL een kopie maken en doorsturen.
• Zorg voor een aanneemovereenkomst/contract voor het te maken werk.
• Zorg er voor dat de zzp'er echt als ondernemer voor u werkzaam is. Zo niet, dan kunt u een boete van € 12.000,- ontvangen. U kunt in principe ook de Modelovereenkomst Afbouw van toepassing verklaren.     

Let op!

Als u werkt met buitenlandse opdrachtnemers, bent u sinds 1 maart 2020 verplicht te controleren of zij zich inschrijven bij een online meldpunt van de overheid. Ook moet u controleren of de gegevens die de buitenlandse opdrachtnemer invoert wel correct zijn en ze eventueel corrigeren. Doet u dat niet, dan bent u daar mede-aansprakelijk voor en kunnen hoge boetes volgen.

Werken met ingehuurde bedrijven met personeel

We gaan er hierbij vanuit dat het om bedrijven gaat die in Nederland zijn gevestigd en werken. Indien u uw werk uitbesteed aan in Nederland gevestigde bedrijven met personeel geldt het volgende:

• Zorg voor een verklaring goed betalingsgedrag van de fiscus (niet ouder dan 3 maanden).
• Zorg voor een onderaannemingscontract.
• Zorg voor storting op de G-rekening.
• Zorg voor mandagenregister/manurenstaat van personeel dat werkzaam is op de bouwplaats. Let op: sinds 1 januari 2017 moet u een BSN-nummer vermelden.
• Zzp'ers als zijnde ondernemers zonder personeel dienen formeel niet vermeld te worden op de manurenstaat, aangezien deze niet loonheffing- en SV-plichtig zijn. Voor zover u daartoe door uw opdrachtgever onverhoopt verplicht wordt: GEEN BSN!
• Kopie paspoort/id-bewijs van eigen werknemers (die bij u zelf in dienst zijn dus) wel in de administratie opnemen.
• Indien er werknemers in dienst zijn van buiten de EER-zone, dan kopie paspoort ook aan (eventuele) hoofdaannemer. Kopie paspoort/ID-bewijs van werknemers uit de EER-zone aan derden verstrekken is nimmer toegestaan. U mag wel gegevens overnemen.
• Formeel dient u zich ervan te vergewissen dat ook uw onderaannemers met personeel die in de afbouw werkzaam zijn de CAO Afbouw toepassen.

Buitenlandse bedrijven

We gaan er hierbij vanuit dat het om bedrijven gaat die vanuit de EER (Europese Economische Ruimte) in Nederland komen werken. Het gaat dan in principe om (tijdelijke) detachering. Indien u uw werk uitbesteed aan buitenlandse bedrijven met personeel geldt het volgende:

• Geldige A1-verklaring per werknemer (eventueel inclusief de meewerkende directeur), maximaal 2 jaar.
• Stel identiteit vast door controle ID-bewijs. U mag gegevens overnemen, maar niet kopiëren en/of doorsturen. Als het werknemers zijn van buiten de EER-zone mag u wel een kopie maken en doorsturen.
• Zorg voor een onderaannemingsovereenkomst/ opdrachtovereenkomst.
• Tewerkstellingsvergunning (via UWV Werk) bij werknemers van buiten EER-zone. Zonder tewerkstellingsvergunning is er feitelijk sprake van illegaliteit en dus een boete van € 12.000,- per werknemer.
• Op grond van de Detacheringsrichtlijn, geïmplementeerd in de Wet arbeidsvoorwaarden gedetacheerde werknemers in de Europese Unie (WagwEU) die ook in de CAO Afbouw is opgenomen, zijn een aantal voorwaarden uit de CAO Afbouw van toepassing op buitenlandse bedrijven met personeel die hier tijdelijk komen werken. Het gaat dan om de volgende bepalingen:

1. Maximale werktijden en minimale rusttijden;
2. Het minimumaantal vakantiedagen waarvoor de werkgever de verplichting heeft om loon te betalen;
3. Minimumloon, daaronder begrepen vergoedingen voor overwerk en daaronder niet begrepen aanvullende bedrijfspensioenregelingen;
4. Voorwaarden voor het ter beschikking stellen van werknemers;
5. Gezondheid, veiligheid en hygiëne op het werk;
6. Beschermende maatregelen met betrekking tot de arbeidsvoorwaarden en arbeidsomstandigheden van kinderen, jongeren en van zwangere of pas bevallen werkneemsters;
7. Gelijke behandeling van mannen en vrouwen, alsmede andere bepalingen inzake niet-discriminatie.

Als men zich hier niet aan houdt, kan bij een controle door cao-partijen, de Inspectie SZW Arbeidsmarktfraude en/of Belastingdienst geconstateerd worden dat de afspraken niet worden nagekomen en naheffing en boetes worden opgelegd. Dit geldt ook voor het niet nakomen van de verplichting om tenminste het wettelijk minimumloon te moeten betalen e.d. Dit is geregeld in de Wet Aanpak Schijnconstructies.

Uitzend- en payrollbedrijven

In de praktijk wordt ook veel gewerkt met uitzendkrachten en payrollers. Om te beoordelen wat u wel en niet moet doen, kunt u ze in de praktijk behandelen als onderaannemers met personeel, waarvoor u dezelfde zaken moet regelen in het geval u bedrijven met personeel inhuurt. Belangrijk is wel dat bij uitzendkrachten en payrollers het bedrijf dat ze uitleent verplicht is de inlenersbeloning van de inlenende CAO toe te passen. Het gaat dan om de volgende zaken:

• Het geldende periodeloon in de schaal (garantie uurloon).
• De ATV/Roostervrije dagen.
• Toeslagen voor overwerk, verschoven uren, onregelmatigheid, feestdagentoeslag en ploegentoeslag.
• Initiële loonsverhogingen waarvan de hoogte en het moment bepaald zijn door de opdrachtgever.
• Kostenvergoedingen die nodig zijn voor het uitoefenen van de functie.
• Eventuele periodieken (stijging op grond van loonschaal).
• Geen kopie uitzendkracht of payroller in uw eigen administratie.
• Wel BSN doorkrijgen van uitzendbureau en payrollbedrijf.

Zorg er voor dat u dit goed regelt. De wet kent namelijk alleen maar een inlenersaansprakelijkheid. Als u het niet goed regelt, loopt u als inlener de meeste risico’s.