Personeelsvoorzieningen

In de wet op de loonbelasting is het begrip loon omschreven. Onder loon wordt verstaan: alles wat uit (vroegere) dienstbetrekking wordt genoten, daaronder begrepen hetgeen wordt vergoed of verstrekt in het kader van de dienstbetrekking. De hoofdregel is dat alle vergoedingen of verstrekkingen aan uw werknemers belast zijn voor de loonbelasting. Er zijn op deze regel echter tal van uitzonderingen. Het spreekwoord van de Belastingdienst “leuker kunnen we het niet maken, wel makkelijker” is in ieder geval niet van toepassing op onbelaste vergoedingen.

De zogenaamde ‘nihil regel’

Omdat het ongewenst is dat vrijwel alle voorzieningen als loon moeten worden belast, heeft de wetgever besloten dat bepaalde voorzieningen wel als loon worden gezien, maar niet belast hoeven te worden. Deze voorzieningen moeten op 0 of nihil worden gewaardeerd. Onder de ‘nihil waarderingen’ vallen:

• Voorzieningen op de werkplek (kopieermachine, fietsstalling, parkeerruimte, inrichting werkplek, bedrijfskroeg etc.). De werkplek thuis valt hier niet onder;
• Werkkleding; hier gelden belangrijke voorwaarden. De kleding is nagenoeg uitsluitend geschikt om tijdens het werk te dragen, de kleding blijft achter op de werkplek en op de kleding moet een beeldmerk/logo van tenminste 70 cm2 zijn aangebracht;
• Consumpties die geen deel uitmaken van de maaltijd (bijvoorbeeld koffie, thee, gebak of een ander tussendoortje van weinig waarde);
• Ter beschikking gestelde OV-Chipkaart of voordeelurenkaart, mits mede gebruikt voor woon-werkverkeer of andere zakelijke reizen;
• Rentevoordeel ten aanzien van de personeelslening voor de aanschaf van een fiets of elektrische fiets.

Vrijgesteld loon

Naast voorzieningen die wel tot loon behoren, maar waarvan de waardering op nihil wordt gesteld, zijn er ook voorzieningen die niet tot het begrip loon worden gerekend. Hiervoor hoeft geen loonbelasting te worden ingehouden. Onder de vrijgesteld loon voorziening vallen:

• Persoonlijke attenties voor de werknemer mits de factuurwaarde € 25,- of minder is;
• Jubileumuitkering van een werknemer met een dienstverband van 25 of 40 jaar, mits de waarde daarvan het loon van een maand niet overtreft;
• Uitkering schade van persoonlijke zaken werknemer;
• Kosten die een werknemer voorschiet, die de werkgever normaal zelf zou maken (bijvoorbeeld kantoorartikelen, brandstof, parkeren auto van de zaak en relatiegeschenken);
• Overlijdensuitkering tot drie maandsalarissen;
• Vrijgestelde aanspraken van ongevallenverzekering, pensioentoezegging en overlijdensuitkering (let op het gaat om aanspraken). Uitkeringen zijn in beginsel wel belast;
• Uitkering van een personeelsfonds (komt in onze bedrijfstak vrijwel niet voor).

Werkkostenregeling

Dan bestaat er sinds 2011 ook de werkkostenregeling (WKR). Dit houdt in dat de werkgever bepaalde vergoedingen en verstrekkingen als eindheffingsloon kan aanmerken. Deze zogenoemde vrije ruimte is voor 2020 en 2021 tijdelijk verruimd naar 3% over de eerste € 400.000,-. Voorheen bedroeg de vrije ruimte 1,2%. Boven de € 400.000,- geldt in 2021 een vrije ruimte van 1,18%. In beginsel kan de werkgever alle vergoedingen als eindheffingsloon aanmerken. Wel moet worden voldaan aan de zogenaamde gebruikelijkheidstoets. Als vergoedingen en verstrekkingen in belangrijke mate (d.w.z. meer dan 30%) hoger zijn dan gebruikelijk is, vallen ze buiten de eindheffing en vormen ze loon. Ook boetes zijn bijvoorbeeld uitgesloten. 

Gerichte vrijstellingen

Naast de nihil regel en het vrijgesteld loon zijn er ook nog gerichte vrijstellingen. De zaken die hieronder vallen, blijven buiten de 3% heffing en zijn dus feitelijk vrijgesteld. De volgende vergoedingen en verstrekkingen vallen onder deze regel:

• Zakelijke reiskosten inclusief woon- werkverkeer per openbaar vervoer en taxi;
• Eigen vervoer in kader dienstbetrekking tot maximaal € 0,19 per werknemer. Uitgangspunt is dat een fulltime werknemer in principe 128 dagen naar een vaste arbeidsplaats rijdt.
• Tijdelijke verblijfskosten (overnachtingen, maaltijden tijdens dienstreizen). De staatssecretaris heeft aangegeven dat als een werknemer meer dan 20 dagen naar een object moet rijden er sprake is van een vaste werkplek. 
• Studie- en opleidingskosten;
• Noodzakelijke gereedschappen;
• Verhuiskosten (binnen twee jaar na aanvaarding dienstbetrekking en vermindering afstand woon- werkverkeer met tenminste 60%);
• Arbo-voorzieningen op de werkplek (bijvoorbeeld veiligheidsbril);
• Outplacement;
• Personeelskortingen eigen personeel tot max € 500,- per jaar per werknemer;
• Maaltijden meer dan 10% zakelijk;
• Vaste kostenvergoedingen onder voorwaarden.

Uitgesloten vergoedingen

De wetgever heeft ook zeer helder bepaald dat sommige vergoedingen nimmer onder een vrijstelling vallen. Hieronder vallen onder andere het ter beschikking stellen van een auto, geldboetes en vergoedingen voor misdrijven, wapens en agressieve dieren.

Een niet vrijgestelde vergoeding belastingvrij verstrekken

Als een vergoeding of verstrekking niet is vrijgesteld, kunt u als werkgever de vergoeding of verstrekking toch belastingvrij verstrekken mits het totaalbedrag van de vergoedingen/verstrekkingen het totaalbedrag van 1,2% van de loonsom niet overtreft. Onder deze voorzieningen kunnen bijvoorbeeld kerstpakketten, personeelsactiviteiten, het verstrekken van een fiets of de bijdrage ziektekostenverzekering vallen. 

Let op overschrijding van 1,2% norm

Het is van groot belang dat u de norm van 1,2% loonsom gerichte vrijstellingen niet overschrijdt. Als dat toch gebeurt, moet u over het meerdere van de 1,2% een eindheffingstarief van 80% betalen. Dat hakt er stevig in, dus let hier goed op! 

De problematiek van belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen is zeer ingewikkeld. Helaas kunnen we het als NOA niet eenvoudiger maken, maar hopelijk is met dit artikel de problematiek iets beter te doorgronden. Toch kunnen we ons voorstellen dat er nog voldoende vragen bestaan. Ons secretariaat is graag bereid om mogelijke vragen te beantwoorden.