Niet opgenomen verlofdagen

Mede door corona blijkt dat werknemers minder verlofdagen hebben opgenomen dan normaal het geval is. Dit heeft tot gevolg dat er aan het eind van het afgelopen jaar nog de nodige verlofdagen zijn blijven staan. De vraag die vervolgens rijst, is hoe u hier mee om kan of moet gaan. Hoewel we de term verlofdagen gebruiken, zullen we daarbij ook de spelregels rond ATV/Roostervrije dagen meenemen. U treft hierbij een uiteenzetting aan over hoe dit zou kunnen, maar ook wat daarbij de spelregels zijn. 

Aantal verlofdagen en ATV/Roostervrije dagen

Op grond van de CAO-Afbouw hebben werknemers recht op de volgende hoeveelheid dagen. De aantallen zijn gebaseerd op fulltime werken. Onder fulltime werken wordt verstaan dat men 37,5 uur per week werkt, met uitzondering van de bedrijven in de natuursteensector. Daar geldt een werkweek van 37 uur. Bij parttime werken geldt dat deze naar evenredigheid worden vastgesteld.

Verlofdagen:

Bouwplaats + UTA 25 betaling via ‘normale’ loon

Roostervrij/ATV 

Bouwplaats + UTA 10 betaling via ‘normale’ loon 

Voor bedrijven die onder de hoofdsector Natuursteen vallen, geldt een afwijking in het aantal roostervrije/Atv-dagen wegens de afwijkende duur van de werkweek.

Natuursteen   6 betaling via ‘normale’ loon

Soorten verlofdagen

De verlofdagen zijn onder te verdelen in twee soorten. Namelijk de wettelijke verlofdagen en bovenwettelijke verlofdagen. Werknemers in de afbouw hebben op grond van de cao recht op 20 wettelijke verlofdagen en 5 bovenwettelijke verlofdagen. Het verschil daartussen is belangrijk, omdat dit onder meer gevolgen heeft voor de vervaltermijn als een werknemer deze dagen niet heeft opgenomen. Voor wettelijke dagen, die nog niet zijn opgenomen, geldt dat deze binnen zes maanden na het aflopen van het jaar waarin ze zijn opgebouwd moeten worden opgenomen. Dus als een werknemer in 2020 maar 15 dagen van zijn wettelijke dagen heeft opgenomen, moet hij de resterende 5 dagen voor 1 juli van 2021 hebben opgenomen, anders komen ze te vervallen. Alleen als de werknemer buiten zijn schuld, bijvoorbeeld door langdurige arbeidsongeschiktheid, zijn dagen niet heeft kunnen opnemen blijven deze dagen nog wel staan. Met betrekking tot de bovenwettelijke dagen die nog niet zijn opgenomen geldt echter een andere vervaltermijn, namelijk 5 jaar. Dus niet opgenomen bovenwettelijke dagen blijven veel langer bestaan en kunnen dus nog later worden opgenomen.

Volgorde van opnemen

Door het verschil in vervaltermijnen tussen wettelijke en bovenwettelijke verlofdagen is het belangrijk dat als werknemers een verlofdag opnemen u deze eerst in mindering brengt op de wettelijke dagen. Pas daarna kunt u de bovenwettelijke dagen in mindering brengen. Het is daarom belangrijk dat u dit goed in uw registratiesysteem van verlofdagen vastlegt. Er kan dan geen discussie ontstaan over dagen die niet zijn opgenomen en wanneer die komen te vervallen. Het is verstandig om binnen uw bedrijf, bijvoorbeeld door een personeelsreglement, vast te leggen hoe er wordt omgegaan met verlofdagen. 

Verlofdagen bij ziekte

Als een werknemer ziek is, bouwt hij/zij wel gewoon verlofdagen op. Een vaker voorkomende vraag is dan bijvoorbeeld wat er moet gebeuren met de verlofdagen als een werknemer op de dag(en) dat hij verlof zou nemen, ziek is. Dat geldt vooral bij de meestal vastgelegde zomervakantie binnen een bedrijf. Stel dat een werknemer ziek is tijdens de vakantieperiode waarbij het bedrijf 3 weken gesloten is. Als de werknemer gewoon ziek thuis blijft en niet op vakantie gaat, is er niets aan de hand. Dan blijft hij gewoon ziek en heeft hij over de vakantieperiode recht op zogenaamde vervangende dagen. Dit betekent feitelijk niets anders dan dat de ingeplande verlofdagen in die periode niet in mindering worden gebracht en later alsnog kunnen worden opgenomen. Als hij dan vanaf oktober weer geschikt is om te werken, dient de werknemer in overleg met u vast te stellen wanneer hij deze vakantiedagen alsnog gaat opnemen. Als dat niet voor 1 juli van het jaar daarop gebeurt en een deel van zijn verlofdagen zijn wettelijke dagen, dan komen die te vervallen. Het komt regelmatig voor dat zieke werknemers aangeven, tijdens de vakantiesluiting van het bedrijf, ook zelf op vakantie te willen gaan. Het is dan belangrijk dat u met de werknemer in overleg gaat om af te spreken dat u in dat geval deze dagen wel als verlofdagen aanmerkt. De werknemer moet hier formeel gezien wel mee instemmen. Hij is dat niet verplicht. Over de wijze waarop u hierover afspraken kunt maken met uw werknemers, of als dit niet of lastig gaat, adviseren wij u contact met ons secretariaat op te nemen. Belangrijk is dat als er besloten wordt de dagen als verlofdagen aan te merken u over die dagen geen 85% van het loon moet betalen, maar 100%. Wel blijft de werknemer verder als ziek geregistreerd staan. 

Roostervrij/ATV

Naast de reguliere verlofdagen kennen we ook nog roostervrije/ATV-dagen. Deze dagen hebben formeel geen wettelijke status. Hoe u hier precies mee om moet gaan als uw werknemer deze nog niet allemaal heeft opgenomen, is dus niet bij wet geregeld. In de CAO-Afbouw is bepaald dat de werknemer, met uitzondering van de sector natuursteen, 10 roostervrije dagen per jaar opbouwt. Dat is 1 dag per 5 weken. Voor de natuursteen geldt dat het gaat om 6 roostervrije dagen per jaar. Per kwartaal wordt dan 1,5 dag opgebouwd. Als er aan het eind van het jaar nog niet opgenomen dagen zijn, heeft u feitelijk twee keuzes. U kunt ze uitbetalen of mee laten nemen naar het volgende jaar. Hoewel het juridisch, vanwege het ontbreken van de wettelijke status, zo zou kunnen zijn dat ze als vervallen kunnen worden beschouwd, is dit bij CAO-Afbouw niet zo geregeld en feitelijk dan ook geen optie.

Roostervrije/ATV bij ziekte

Als een werknemer recht heeft op 10 dagen per jaar betekent dit dat hij 1 dag per 5 weken opbouwt. Voor de natuursteen bouwt een werknemer per 3 maanden 1,5 dag op. Tot 1 januari 2020 was het zo dat een werknemer die ziek was, toch gewoon deze dagen opbouwde. Alleen als hij ziek was op de dag dat hij een roostervrije/ATV-dag op zou nemen, kwam het recht op deze dag te vervallen en kon hij die niet later alsnog opnemen. Met het afsluiten van de huidige CAO-Afbouw is daar een uitbreiding op gekomen. Als een werknemer de gehele periode waarin hij normaal gesproken een dag opbouwt - dus 1 dag per 5 weken, respectievelijk 1,5 dag per 3 maanden - ziek is geweest, komt deze dag meteen te vervallen. Los van het voorgaande adviseren wij u om het opnemen van roostervrij/ATV per jaar vooraf gewoon vast te stellen. Dit voorkomt onnodige discussies over het mogelijk wel of niet nog recht hebben om later een dag op te mogen nemen.

Het omgaan met verlof- en roostervrije/ATV-dagen vergt het nodige van u als werkgever.  Door te zorgen voor een goede administratie en communicatie, en vast te leggen hoe u er binnen uw bedrijf - binnen de wettelijke kaders – met verlofdagen wordt omgegaan, kunt u (onnodige) discussies voorkomen. Als er vragen zijn, schroom dan niet om contact met het secretariaat op te nemen.