Gebruikersovereenkomst auto

Als u een werknemer een leaseauto of eigen bedrijfswagen van de zaak geeft, dan sluit u hiervoor met de werknemer een gebruikersovereenkomst auto van de zaak (of autoregeling). De gemaakte afspraken over het gebruik van de auto legt u daarmee in een gebruiksovereenkomst vast. In zo’n overeenkomst staan onder meer: afspraken over privé gebruik, wie er verantwoordelijk is voor onderhoud en reparaties, afspraken over eventuele verkeersboetes en schades. 

Werknemers kunnen vaak een auto van de zaak gebruiken als zij op locatie moeten werken, of bijvoorbeeld klanten bezoeken. Van een werkgever wordt dan verwacht dat erop wordt toegezien dat een dergelijke auto daadwerkelijk voor het werk wordt gebruikt. Als er meer dan 500 privékilometers met de auto van de zaak mogen worden gereden, dan moet de werknemer hierover bijtelling betalen. En als er niet privé met de auto van de zaak mag worden gereden, dan moet dit ook worden vastgelegd. 

In een gebruikersovereenkomst wordt vastgelegd dat u de auto aan de werknemer ter beschikking stelt. Een personenauto is in elk geval aan een werknemer ter beschikking gesteld als de auto buiten werktijd te gebruiken is, maar ook als werknemers de auto tijdens werktijd voor privéritten kunnen gebruiken. Het kan dus voorkomen dat een auto voor meerdere werknemers afwisselend voor privégebruik ter beschikking is. Van terbeschikkingstelling is ook sprake als een werknemer de auto lange tijd ergens parkeert, bijvoorbeeld in een parkeergarage tijdens een vakantie of bij ziekte. Het is dan immers mogelijk dat familie, vrienden, bekenden in de auto rijden.

Onderstaand voorbeeld is te downloaden en te gebruiken. Natuurlijk kunt u de gebruikersovereenkomst naar gelang de onderling gemaakte afspraken aanpassen. 

Meer of minder dan 500 privékilometers

Als een werknemer met een ter beschikking gestelde auto op kalenderjaarbasis maximaal 500 kilometer voor privé rijdt, kan de werknemer bij de Belastingdienst een “Verklaring geen privégebruik auto” aanvragen. Met dit formulier verklaart de werknemer dat hij één of meerdere (bestel)auto’s van de werkgever heeft en daarmee op kalenderjaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé rijdt. U kunt als werkgever de bijtelling van de verklaring achterwege laten als u van de werknemer een kopie van de verklaring ontvangen heeft. De bijtelling kan niet met terugwerkende kracht worden hersteld. 

Download voorbeeld gebruikersovereenkomst auto

Download formulier verklaring geen privégebruik auto